1. Allgemeine Hinweise und Grundsätze der Datenverarbeitung
Schön, dass Du unsere Website besuchst. Der Schutz Deiner Privatsphäre und Deiner personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Personenbezogene Daten sind nach Art. 4 Nr. 1 DS-GVO alle Informationen, die sich auf Dich als identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu zählen zum Beispiel Dein Vor- und Nachname, Deine Anschrift, Deine Telefonnummer, Deine E-Mail-Adresse oder auch Deine IP-Adresse. Daten, bei denen kein Bezug zu Dir hergestellt werden kann – z. B. durch Anonymisierung – gelten nicht als personenbezogene Daten. Jede Verarbeitung (z. B. Erheben, Speichern, Auslesen, Verwenden, Übermitteln oder Löschen) Deiner personenbezogenen Daten braucht entweder eine gesetzliche Grundlage oder Deine Einwilligung (Art. 4 Nr. 2 DS-GVO). Sobald der Zweck der Verarbeitung erreicht ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen, werden Deine Daten gelöscht. Auf dieser Seite erfährst Du, wie wir mit Deinen personenbezogenen Daten beim Besuch unserer Website umgehen. Um die Funktionen und Dienste der Website bereitzustellen, müssen wir personenbezogene Daten von Dir erfassen. Informationen zur Videoüberwachung an unseren Gebäuden findest Du in Abschnitt 15. Außerdem erklären wir Dir Art und Umfang der jeweiligen Datenverarbeitung, deren Zweck, die Rechtsgrundlage und wie lange die Daten gespeichert werden.

2. Verantwortliche Stelle
Wir, die substanz live marketing GmbH (im Folgenden: „substanz“ bzw. „wir“), informieren Dich hier über die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Website. Wenn Du Fragen zum Datenschutz hast, leiten wir Dein Anliegen gerne an die zuständigen Agenturen weiter. Diese Datenschutzerklärung gilt nur für die Website von substanz und ihren Agenturen. Sie gilt nicht für andere Websites, auf die wir lediglich per Link verweisen. Für den Umgang mit Deinen personenbezogenen Daten auf diesen Drittseiten übernehmen wir keine Verantwortung. Bitte informiere Dich dort direkt über den Datenschutz.

3. Datenschutzbeauftragter
Wenn Du Fragen zum Datenschutz hast, kannst Du Dich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden: Mateusz Schreiber, hello@substanz.berlin

4. Bereitstellung und Nutzung der Website / Server-Logfiles
a) Art und Umfang der Datenverarbeitung: Wenn Du unsere Website nutzt, ohne weitere Daten (z. B. über ein Formular) einzugeben, erfassen wir automatisch technisch notwendige Daten über sogenannte Server-Logfiles, z. B.: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Name und URL der abgerufenen Datei, Referrer-URL (Website, von der Du kommst), Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode, Browsertyp, Sprache und Version der Browsersoftware, Betriebssystem.
b) Zweck und Rechtsgrundlage: Diese Datenverarbeitung ist technisch notwendig, um Dir unsere Website anzeigen zu können und um die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO.
c) Speicherdauer: Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck der Anzeige nicht mehr benötigt werden. Eine Speicherung in Logfiles ist für den Betrieb der Website zwingend erforderlich. Du kannst dem nicht widersprechen. In Einzelfällen kann eine weitergehende Speicherung gesetzlich vorgeschrieben sein.

5. Einsatz von Cookies
a) Art, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung: Wir verwenden Cookies. Das sind kleine Dateien, die bei Deinem Besuch auf Deinem Endgerät gespeichert werden. Einige Cookies sind technisch notwendig, andere ermöglichen Analysen, z. B. zur Wiedererkennung Deines Browsers oder zur Speicherung Deiner Einstellungen (Sprache, Region usw.). Cookies können keine Programme ausführen oder Viren übertragen.
Wir verwenden folgende Cookie-Arten:
Session-Cookies: Diese werden gelöscht, sobald Du den Browser schließt.
Dauerhafte Cookies: Diese bleiben für eine definierte Zeit gespeichert. Du kannst sie in Deinen Browsereinstellungen löschen.
Drittanbieter-Cookies: Diese dienen z. B. der Analyse, personalisierter Werbung oder der Social-Media-Integration.
Cookie-Konfiguration im Browser: Du kannst Cookies beim ersten Besuch über unser Banner individuell zulassen oder ablehnen. Diese Einstellung bleibt gespeichert, solange Du Deinen Verlauf nicht löscht oder einen anderen Browser verwendest. In Deinem Browser kannst Du Cookies außerdem jederzeit deaktivieren, löschen oder Einstellungen zur Cookie-Nutzung anpassen.
b) Rechtsgrundlage: Technisch notwendige Cookies verwenden wir auf Basis unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO). Für alle anderen Cookies holen wir Deine Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO).
c) Speicherdauer: Die Speicherdauer hängt vom jeweiligen Cookie ab. Du findest diese Angaben im Cookie-Banner oder in Deinen Browser-Einstellungen.
d) Cookie-Kategorien:
aa) Notwendige Cookies: Für grundlegende Funktionen der Website. Keine Einwilligung erforderlich.
bb) Statistik-Cookies: Erfassen anonymisierte Nutzungsdaten zur Optimierung der Website.
cc) Cookies zur Personalisierung: Speichern Deine Einstellungen, z. B. Sprache oder Ort.
dd) Marketing-Cookies: Verfolgen Nutzerverhalten für Werbezwecke und teilen Informationen ggf. mit Dritten.

6. Datenerhebung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung
a) Art und Umfang der Datenverarbeitung: Wenn Du mit uns einen Vertrag abschließen möchtest oder abgeschlossen hast, erheben wir personenbezogene Daten wie Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer oder Bankverbindung.
b) Zweck und Rechtsgrundlage: Die Daten werden zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Vertragserfüllung verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO. Liegt Deine Einwilligung vor, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO.
c) Speicherdauer: Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind, z. B. nach Vertragsende. Es können gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. nach HGB oder AO), dann löschen wir Deine Daten nach Ablauf dieser Fristen.

7. Datenübermittlung
Deine personenbezogenen Daten geben wir nur weiter, wenn:
a) du ausdrücklich nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO eingewilligt hast.
b) es gesetzlich erlaubt ist und nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen notwendig ist.
c) wir gesetzlich verpflichtet sind, z.B. gegenüber Steuerbehörden, Sozialversicherungsträgern, Krankenkassen, Aufsichtsbehörden oder Strafverfolgungsbehörden (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO).
d) die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist und deine Interessen an der Nichtweitergabe nicht überwiegen.
e) wir uns externer Dienstleister nach Art. 28 DS-GVO bedienen, die zur Vertraulichkeit verpflichtet wurden – z.B. in den Bereichen IT, Logistik, Telekommunikation, Vertrieb und Marketing.

Wenn wir Daten an Stellen in Drittländern (außerhalb EU/EWR) übermitteln, stellen wir sicher, dass diese mit der gleichen Sorgfalt behandelt werden. Eine Übermittlung erfolgt nur bei bestätigtem angemessenen Schutzniveau oder entsprechenden Garantien.

8. Bewerbungsmöglichkeit
a) Du kannst dich über unsere Website oder per E-Mail bewerben. Dabei verarbeiten wir die Daten, die du eingibst oder uns zusendest. Wenn du Softgarden nutzt, werden deine Daten dort gespeichert und an uns weitergeleitet.
b) Wir verarbeiten deine Daten ausschließlich zur Abwicklung der Bewerbung. Grundlage ist Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO. Mit deiner Einwilligung zur Aufnahme in unseren Bewerberpool verarbeiten wir gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO.
c) Wenn wir dir keine Stelle anbieten, speichern wir deine Daten bis zu 6 Monate nach Abschluss des Prozesses. Bei Einwilligung in den Bewerberpool: maximal 2 Jahre.
d) Nur zuständige Stellen (Personal, Fachabteilungen, Geschäftsführung, Betriebsrat) erhalten deine Daten. Öffentliche Stellen nur bei rechtlicher Verpflichtung oder mit deiner Einwilligung.

9. Kommentarfunktion
a) Wenn du einen Blogbeitrag kommentierst, speichern wir deine Eingaben, Zeitpunkt, ggf. Nutzernamen sowie IP-Adresse. Keine Weitergabe an Dritte.
b) Wir speichern Daten aus Sicherheitsgründen (z.B. bei rechtswidrigen Kommentaren). Rechtsgrundlagen: deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO) und unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
c) Kommentare und Daten bleiben gespeichert, bis sie gelöscht werden müssen oder der Inhalt entfernt wird.

10. Kontaktformular
a) Wenn du das Formular nutzt, verarbeiten wir: Anrede, Name, E-Mail, Telefon, Betreff, Nachricht.
b) Wir antworten dir per E-Mail. Keine Weitergabe. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO.
c) Deine Daten bleiben gespeichert, bis du die Löschung wünschst oder der Zweck entfällt (z.B. Anfrage abgeschlossen). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

11. Kontakt per E-Mail
a) Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, speichern wir deine E-Mail-Adresse und alle weiteren von dir übermittelten Daten.
b) Zweck ist die Bearbeitung deines Anliegens. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO.
c) Wir löschen deine Daten, sobald der Zweck entfällt und keine Speicherung mehr erforderlich ist.

12. Newsletter
a) Wenn du den Newsletter abonnierst, benötigen wir deine E-Mail-Adresse. Wir speichern zudem IP, Datum, Uhrzeit der Anmeldung und Bestätigung (Double Opt-In). Die Daten werden an unseren Newsletter-Dienstleister weitergegeben, nicht an Dritte.
b) Rechtsgrundlagen: deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO, § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG) und unser berechtigtes Interesse zur Einwilligungsdokumentation (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
c) Deine E-Mail-Adresse wird so lange gespeichert, wie du den Newsletter abonniert hast. Nach Abmeldung wird sie gelöscht, es sei denn, du hast einer weiteren Nutzung zugestimmt.

13. Datenschutzhinweis für Videokonferenzen
Wir nutzen Videokonferenzsysteme (z.B. GoToWebinar) für Online-Meetings.
Verarbeitet werden: Name, E-Mail, Geräteinfos, Meeting-Metadaten, ggf. Chat-, Audio-, Videoaufzeichnungen (nur mit Zustimmung).
Zweck: Durchführung von Seminaren und Schulungen.
Rechtsgrundlage: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO), Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO), bei Beschäftigten § 26 BDSG.
Daten werden nur bei Notwendigkeit oder gesetzlicher Verpflichtung weitergegeben. Bei US-Anbietern greifen EU-Standardvertragsklauseln.
Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind.
Du hast das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

14. Videoüberwachung
Wenn du unser House of Communication betrittst, können Videoaufnahmen entstehen. Gekennzeichnete Bereiche befinden sich in der Friedenstraße 24 und August-Everding-Straße 25, München.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO – unser berechtigtes Interesse an Sicherheit und Aufklärung.
Speicherdauer: bis zu 14 Tage, bei Verdacht auf Straftaten ggf. länger.
Keine Weitergabe, außer bei rechtlicher Notwendigkeit (z.B. an Anwälte, Polizei).

15. Datensicherheit
Wir schützen deine Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen. Dazu gehört z.B. die TLS-Verschlüsselung. Wenn du uns unverschlüsselt per E-Mail schreibst, kann keine vollständige Sicherheit garantiert werden.

16. Änderungen der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, die Erklärung bei Bedarf anzupassen. Die aktuelle Version findest du stets auf unserer Website.

17. Deine Rechte
Du hast folgende Rechte gemäß Art. 7, 15–22, 77 DS-GVO:
a) Widerruf deiner Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO)
b) Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
c) Berichtigung und Vervollständigung (Art. 16 DS-GVO)
d) Löschung (Art. 17 DS-GVO)